Aus dem Grundsatz der Selbstlosigkeit folgt, dass ein gemeinnütziger Verein seine Mittel grundsätzlich zeitnah für die satzungsgemäßen Zwecke zu verwenden hat (§ 55 Absatz 1 Nr. 5 AO). Von einer zeitnahen Mittelverwendung ist auszugehen, wenn die Mittel des Vereins spätestens in den auf den Zufluss folgenden zwei Kalenderjahren für die steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden.
Nur unter engen Voraussetzungen, die in § 62 der Abgabenordnung geregelt sind, darf ein gemeinnütziger Verein Rücklagen und Vermögen bilden.
Das Gesetz unterscheidet zwischen
- zweckgebundenen Rücklagen (§ 62 Absatz 1 Nr. 1 AO)
- Wiederbeschaffungsrücklagen (§ 62 Absatz 1 Nr. 2 AO)
- freien Rücklagen (§ 62 Absatz 1 Nr. 3 AO)
- Rücklagen zum Erwerb von Gesellschaftsrechten zur Erhaltung einer prozentualen Beteiligung an Kapitalgesellschaften (§ 62 Absatz 1 Nr. 4 AO).
Bei der zweckgebundenen Rücklage kann zwischen der Investitionsrücklage und der Betriebsmittelrücklage unterschieden werden. Beispiele für Investitionsrücklagen sind Ansparungen für Sportanlagen, Sportgeräte, Großveranstaltungen. Damit eine Investitionsrücklage anerkannt wird, müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:
- Ohne die Rücklage kann der steuerbegünstigte satzungsmäßige Zweck nachhaltig nicht erfüllt werden.
- Für die Durchführung der Vorhaben müssen konkrete Zeitvorstellungen bestehen oder sie müssen glaubhaft und bei den finanziellen Verhältnissen des Vereins in einem angemessenen Zeitraum möglich sein.
Die Betriebsmittelrücklage kann für periodisch wiederkehrende Ausgaben wie z. B. Löhne und Gehälter, Mieten etc. gebildet werden. Die Höhe richtet sich nach dem Mittelbedarf für eine angemessene Zeitperiode und hängt von den Umständen des Einzelfalles ab (z.B. drei Monate).
Wiederbeschaffungsrücklagen können für die beabsichtigte Wiederbeschaffung von Wirtschaftsgütern, die zur Verwirklichung der steuerbegünstigten, satzungsmäßigen Zwecke erforderlich sind, gebildet werden. Die Höhe der Rücklage bemisst sich der Höhe nach der regulären Absetzungen für Abnutzungen (sogenannte AfA) des zu ersetzenden Wirtschaftsgutes.
Beispiel: Der Verein hat ein Vereinsfahrzeug. Das Fahrzeug hat einen Kaufpreis von 60.000 Euro. Die reguläre Abschreibungsdauer beträgt 6 Jahre. Der Verein kann eine Wiederbeschaffungsrücklage jährlich in Höhe von bis zu 10.000 Euro bilden.
Soll eine höhere Rücklage als die reguläre AfA gebildet werden, sind die Voraussetzungen hierfür nachzuweisen.
Daneben kann der Verein freie Rücklagen bilden. Die Bildung der freien Rücklagen ist nach der Abgabenordnung streng limitiert: Folgende Regeln sind zu beachten:
- 1/3 des Überschusses aus der Vermögensverwaltung
- 1/10 der sonstigen zeitnah zu verwendenden Mittel (= Überschüsse bzw. Gewinne aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben und Zweckbetrieben sowie Bruttoeinnahmen aus dem ideellen Bereich)
Wird der Höchstbetrag für die Bildung freier Rücklagen in einem Jahr nicht ausgeschöpft, kann die unterbliebene Rücklagenbildung in den folgenden zwei Jahren nachgeholt werden.
Entfällt der Grund für die Bildung einer zweckgebundenen Rücklage oder einer Wiederbeschaffungsrücklage, weil z.B. die beabsichtigte Anschaffung aufgegeben wird, ist die Rücklage unverzüglich aufzulösen und sind die freiwerdenden Mittel zeitnah innerhalb der folgenden zwei Jahre für die steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke zu verwenden.
Hat der Verein Mittel angesammelt, ohne dass die Voraussetzungen ordnungsgemäßer Rücklagenbildung nachgewiesen werden können, kann das Finanzamt dem Verein eine angemessene Frist setzen, innerhalb derer der Verein die Mittel für satzungsmäßige Zwecke zu verwenden hat.
Den Vereinen wird dringend empfohlen, sich intensiv mit dem Thema Rücklagenbildung auseinanderzusetzen und aktiv Rücklagen zu bilden. Dies kann z.B. durch einen Vorstandsbeschluss erfolgen.
