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Anlegen und Pflege eines Vereinsarchivs

Gerade im Fußball blicken viele Vereine auf eine lange Tradition zurück, und regelmäßig stehen dessen Vertreter vor der Tür des Stadtarchivs und suchen händeringend nach Schriftstücken und Fotos, die ebendiese dokumentieren, um sie z. B. anlässlich des anstehenden Jubiläums für eine Vereinschronik zu verwenden.

Doch was kann man als Verein tun, um gerade nicht plötzlich feststellen zu müssen, dass nach vielen Jahren Arbeit, sportlicher Erfolge und gemeinsamem Miteinander nur wenige eigene Aufzeichnungen darüber erhalten geblieben sind? Hier sollten der Aufbau und die kontinuierliche Weiterführung eines Archivs jedem Verein ein wichtiges Anliegen sein. Nur so kann gewährleistet werden, dass die eigene Geschichte erhalten und auch für spätere Generationen überliefert wird.

Zunächst einmal muss das „Wer“ geklärt werden, denn gemäß dem Motto „Zu viele Köche verderben den Brei“ sollte es nur einen Archivbetreuer, höchstens zwei geben, die für diese Arbeit verantwortlich sind und als Ansprechpartner für andere Vereinsmitglieder dienen. Das verhindert allzu großes Chaos, Uneinheitlichkeiten und gar ohne Nachweis entnommene Archivalien, die den Weg nicht wieder zurück an ihren Platz finden.

Was uns auch direkt zum nächsten Punkt, nämlich dem „Wo“ bringt. Vereinsunterlagen, Fotos, Pokale usw. sind Eigentum des Vereins und haben in Privathaushalten nichts verloren, denn es ist nicht die Ausnahme, sondern die Regel, dass dies längerfristig zu deren Verlust führt oder, wie kürzlich geschehen, fast 100 Jahre alte Protokollbände des KSC-Vorgängers FC Phönix Karlsruhe in einem Online-Auktionshaus auftauchen und für Unsummen zurückgekauft werden müssen.

Stattdessen sollte auf dem Gelände des Vereins ein geeigneter Raum gefunden werden, der möglichst trocken, kühl und ohne direkte Sonneneinstrahlung ist. Dabei sind idealerweise 14 – 18 °C und 40 – 60 Prozent relative Luftfeuchte (darüber besteht Schimmelgefahr) auch über die Jahreszeiten hinweg einzuhalten. Des Weiteren sollte man Gefahrenquellen wie einem möglichen Wasserrohrbruch oder Mäusefraß präventiv begegnen. Es empfiehlt sich außerdem, den Zugang zu diesem Raum auf den oder die Archivbetreuer zu beschränken.

Doch „Was“ soll hier nun archiviert werden? Sofort schießen einem Bilder von vergilbten Mannschaftsfotos, Schwarzweißaufnahmen jubelnder Torschützen, verstaubte Pokalen vergangener Siege, die Fußballschuhe des bekanntesten Kickers oder der Spielball des erfolgreichsten Derbys in den Kopf. Dies alles ist ohne Frage ein wichtiger Bestandteil der eigenen Vereinsgeschichte, die sie wieder lebendig werden lässt. Doch man darf nie die Aussagekraft einfacher Schriftstücke außer Acht lassen. Nur die Sitzungsprotokolle des Vorstands, die Vereinssatzungen, die Mitgliederverzeichnisse und ähnliche Aufzeichnungen können wirklich verraten, was wann und wie hinter den Kulissen passiert ist.

So hält z. B. der Schriftführer des FC Phönix am 26. April 1911 fest, dass die Einrichtung einer Athletikabteilung beschlossen wurde und diese zukünftig jeden Mittwochabend trainieren wird. Eine solch genaue Angabe, die in keiner Chronik fehlen darf, lässt sich anders wohl kaum ermitteln. Andererseits muss nicht jeder Flyer, nicht jedes Plakat und nicht jede Vereinszeitung in x-facher Ausführung aufgehoben werden. Ein Exemplar ist meist schon völlig ausreichend.

Hat man diese bunte Sammlung nun vor sich, stellt sich zwangsläufig die Frage, „wie“ daraus ein geordnetes Archiv werden soll? Durch die unterschiedlichen Arten von Dokumenten bis hin zu Objekten und ihre dadurch auch unterschiedlichen Lagerungsbedingungen ist eine Vorsortierung sinnvoll. Zum Beispiel sollten Plakate oder großformatige Bilder immer liegend gelagert und nicht gerollt oder gefaltet werden. Zum Schutz der Dokumente kommen außerdem spezielle Archivkartons, Mappen und Hüllen zum Einsatz. Handelsübliche Klarsichthüllen enthalten Weichmacher und richten ebenso wie Klebebänder, Büroklammern und Tackernadeln mehr Schaden an, als dass sie Ordnung schaffen.

Und um weitere Enttäuschungen über Schäden an Schriftdokumenten zu vermeiden, sollte bei der Vereinsarbeit z. B. bei der Anschaffung von Kopier- oder Briefpapier auf die Alterungsbeständigkeit (nach DIN ISO 9706) geachtet werden. Auch Recyclingpapier kann heutzutage auf diesen Standard aufbereitet werden und bleibt immer noch umweltfreundlich. Dokumente auf herkömmlichem Umweltpapier dagegen sind vor allem wegen des hohen Holzanteils und Säuregehalts für eine dauerhafte Aufbewahrung nicht geeignet.

Um Unterlagen später gezielter und leichter in den Regalen wiederzufinden, ist eine systematische „Verzeichnung“ unabdingbar. Hierzu erhält jedes Objekt einen einzigartigen Code, den der Archivar „Signatur“ nennt. Unser Phönix-Protokoll könnte z. B. „KSC Archiv B 1“ sein, also der erste (1) Band (B) im Archiv des KSC. Jeder Band erhält dabei eine eigene Signatur, ebenso wie jede Akte, jedes Foto und jedes Objekt. Diese Signatur verbindet das Protokollbuch nun mit seiner dazugehörigen „Titelaufnahme“, die später als Grundlage für Recherchen dient und noch mindestens einen Titel, der beschreibt, worum es sich handelt, und das Entstehungsjahr bzw. den Entstehungszeitraum enthält. Besonders bei Fotos sind aber auch zusätzliche Angaben, wie z. B. die Namen der abgelichteten Personen, wichtig. So steht der Erstellung eines umfangreichen Verzeichnisses in Form eines ausgedruckten sogenannten Findbuchs oder einer Datenbank absolut nichts mehr im Wege.

Für die Anfertigung der Titelaufnahmen eignen sich die gängigen Text- und Tabellenbearbeitungsprogramme. Aber auch das von der Archivschule Marburg und vom Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelte Archivierungsprogramm Midosa stellt eine kostengünstige Alternative zu professioneller Software dar.

Natürlich umfasst die Archivierung von Unterlagen noch deutlich mehr und auch vereinsspezifische Aspekte. Bei Fragen ist hier sicher das örtliche Kommunalarchiv behilflich. Außerdem besteht die Möglichkeit, das eigene Vereinsarchiv, z. B. wenn die Arbeit selbst nicht geleistet werden kann oder geeignete Räume fehlen, an ein öffentliches Archiv abzugeben. Dort wird es fachlich erschlossen, sicher und unter optimalen Lagerbedingungen dauerhaft aufbewahrt und allen an der Fußballgeschichte interessierten zugänglich gemacht.

Dies kann natürlich auch in Form eines „Depositums“, also ohne Verlust der Eigentumsrechte, erfolgen. So betreut das Stadtarchiv Karlsruhe z. B. das Archiv des Karlsruher SC und in der Abteilung Sportarchiv noch viele weitere Zeugnisse lokaler Sportgeschichte.

Quelle: Lisa Hauser, „im Spiel – das Magazin der Fußballverbände Baden und Württemberg“