Die Erstkontaktaufnahme mit einem potenziellen Sponsor ist grundsätzlich per E-Mail denkbar. Sie macht jedoch nur dann Sinn, wenn einige grundlegende Dinge beachtet werden.
Verschicken Sie Ihre E-Mail-Anfrage niemals gleichzeitig an mehrere Sponsoren. Massenaussendungen sind zwar eine schnelle und preiswerte Form der Kontaktaufnahme, sinnvoll sind sie aber nicht! Erfolgschancen haben Sie nur dann, wenn Sie Ihre Anfrage individuell auf den jeweiligen Partner abstimmen. Hierzu gehört es, dass Sie im Vorfeld den für Sponsoring zuständigen Ansprechpartner und dessen E-Mail-Adresse herausfinden. Recherchieren Sie sorgfältig möglichst viele für eine Sponsoringkooperation relevante Informationen (z.B. bisherige Sponsoringprojekte des Unternehmens und Unternehmenszielgruppen).
Welche Grundsätze sind zu beachten?
- In der "Betreff"-Zeile muss sofort zu erkennen sein, dass es sich um eine Sponsoringanfrage bzw. ein Sponsoringangebot handelt.
- Individuelle Ansprache des Sponsoringentscheiders.
- Verschicken Sie die E-Mail niemals an eine allgemeine Adresse, wie zum Beispiel info@sponsor.de (Eine solche Adresse deutet auf eine zentrale Sammelstelle hin. Es wird vermutlich sehr lange dauern bis der Sponsoringverantwortliche Ihre Unterlagen, wenn überhaupt, erhält.).
- Rechtschreibfehler/Formfehler vermeiden (seien Sie genauso sorgfältig beim Versand Ihrer E-Mail wie beim Postversand)
- Leserfreundliche Formatierung verwenden
- Kein zu hohes Datenvolumen verschicken. Vermeiden Sie, dass der Empfänger eine zugeschickte Datei wegen eines zu großen Datenumfangs nicht öffnen kann (maximale Dateigröße: fünf Megabyte). Komprimieren Sie ggf. Ihre Datei. Integrieren Sie die Bilder in ein einziges Dokument und verschicken Sie dieses als PDF-Datei.
- Vollständigkeit der Unterlagen sicherstellen
- Umlaute und das "ß" vermeiden, da manche E-Mail-Programme sie nicht entschlüsseln können.
- Postanschrift des Sportvereins und eine Telefonnummer nebst Ansprechpartner für Rückfragen des Sponsors angeben.
- Schreiben Sie so ausführlich wie nötig und so präzise und knapp wie möglich. Dokumente auf dem Bildschirm sind für die meisten (ab Alter 35+) mühsamer zu lesen als ein Brief auf Papier.
- Mitgeschickte Fotos sollten eine ausreichende Auflösung haben (200 – 300 dpi).
Wenn Sie die genannten Kriterien berücksichtigen, ist die Kontaktaufnahme per E-Mail eine interessante Alternative zum Postversand. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie junge, innovative Unternehmen aus Zukunftsbranchen („New Economy“) kontaktieren.
Was spricht für den E-Mail-Versand?
- kostengünstig
- schnell
- Korrespondenz mit den Sponsoren kann sehr einfach verwaltet werden
- Sponsoren antworten in der Regel schneller als bei Postversand.
