Die gesetzliche Grundlage zur Zahlung des Übungsleiterfreibetrags findet sich in § 3 Nr. 26 des Einkommensteuergesetzes (EStG), wonach Aufwandsentschädigungen, die ein gemeinnütziger Verein seinen Übungsleitern bzw. Trainern zahlt, für die Beschäftigten und den Verein bis zur Höhe von 2.400,00 Euro jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei sind. Dabei muss es sich um einen Beschäftigten handeln, der im Jugend- oder Seniorenbereich Sportler bzw. Mannschaften trainiert, diese Tätigkeit nebenberuflich ausübt (d. h. in einem zeitlichen Stundenumfang von nicht mehr als einem Drittel einer vergleichbaren Vollerwerbstätigkeit) und dessen Betätigung eben zur Förderung der in der Vereinssatzung festgeschriebenen gemeinnützigen Zwecke dient.
Keinen Anspruch auf die Inanspruchnahme dieser Regelung haben somit Vorstandsmitglieder eines Sportvereins, Kassierer, Platzwarte oder Reinigungskräfte, da diesen Tätigkeiten eine aus § 3 Nr. 26 EStG resultierende pädagogische Ausrichtung fehlt.
Die Zahlung des steuer- und abgabenfreien Jahreshöchstbetrags in Höhe von 2.400,00 Euro kann dabei vom Verein auf Wunsch des Mitarbeiters auch zeitlich vollkommen flexibel bis zur Ausschöpfung der Höchstgrenze aufgeteilt werden. Bei Mitarbeitern, die diese Höchstgrenze nicht überschreiten, liegt kein regelmäßiges entgeltliches Beschäftigungsverhältnis vor, weshalb Sportvereine als Arbeitgeber weder Meldungen zu erstellen noch Beiträge zu zahlen hat.
In jedem Fall sollte sich der Verein vor Aufnahme der Tätigkeit schriftlich bestätigen lassen, dass der Mitarbeiter den steuerfreien Betrag nicht bereits bei einem anderen Verein oder einer anderen gemeinnützigen Einrichtung in Anspruch genommen hat, denn der Übungsleiterfreibetrag kann nur einmal jährlich in Anspruch genommen werden.
