In einem Sponsorenverteiler werden alle Unternehmen erfasst, die Sponsor sind oder potenziell in Frage kommen. Gut gepflegte Sponsorenverteiler spiegeln die Historie aller aktuellen und früheren Sponsoringkooperationen wieder. Zu den wichtigen Informationen eines Sponsorenverteilers gehören:
- Name der Firma
- Unternehmensanschrift
- Internetadresse
- Ansprechpartner/in
- Position des Ansprechpartners im Unternehmen (z.B. Geschäftsführer/in)
- Telefonnummer (Festnetz und Mobil), Faxnummer, E-Mail-Adresse der Kontaktperson
- Geburtstag von wichtigen Unternehmensvertretern (z.B. Geschäftsführer/in, Sponsoringleiter/in)
- Hobbys/Interessen von wichtigen Unternehmensvertretern (Geschäftsführer/in etc.)
- Sonstiges:
- Wichtige Telefon- und Gesprächsnotizen
- Korrespondenz
- Sponsoringzusagen und Gründe für Absagen
- Werbeaussagen
- Produkte/Dienstleistungen
- Unternehmens-/ Sponsoringzielgruppen
- sonstige Sponsoringaktivitäten des Unternehmens
- wichtige Termine wie z.B. Vertragslaufzeit und Optionen für Vertragsverlängerungen)
Die Informationen sollten in einer Computerdatenbank (z.B. Microsoft Access oder einem speziellen EDV-Vereinsverwaltungsprogramm) erfasst werden. Dies stellt sicher, dass ein einheitliches Datenerfassungs- und -speicherungssystem verwendet wird. Auf dieses sollten alle Vereinsverantwortlichen schnell und einfach zugreifen können. Alle relevanten Sponsoreninformationen müssen abrufbar sein.
Eine Datenbank ist vor allem dann ein perfektes Hilfsmittel, wenn die Sponsorenakquisition und -betreuung gleichzeitig von mehreren Personen abgewickelt bzw. von einer neuen Person übernommen wird. Mit Hilfe der Computerdatenbank können sich die jeweiligen Personen schnell einen umfassenden Überblick verschaffen, mit welchen Unternehmen der Sportverein in Kontakt steht oder stand und wie die Qualität des Kontakts aussieht.
Wichtig ist, dass die Datenbank fortlaufend gepflegt wird. Alle für die Sponsorenakquisition und -betreuung wichtigen Informationen sind kontinuierlich zu erfassen. Somit wird sichergestellt, dass für jedes einzelne Unternehmen eine stets abrufbare „Kontakthistorie“ vorliegt.
