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Praxisprofi

Ehrenamt stärken: Mitarbeitermanagement im Verein

Verein

SuS Reiste

Zielsetzung

Mehr Spieler*innen; Mehr qualifizierte Trainer*innen; Mehr qualifizierte Mitarbeiter*innen; Verbesserte Infrastruktur

Ausgangslage

Der SuS Reiste hat sich in den vergangenen 100 Jahren stetig weiterentwickelt. Allerdings nicht ohne Extraschleifen und immensem Aufwand. Generationswechsel und das Ausscheiden ehrenamtlicher Mitarbeiter*innen führten häufig dazu, dass sich neue Ehrenamtliche komplett neu in Themengebiete einarbeiten mussten. Herausforderungen, wie die schwindende Bereitschaft zum Ehrenamt, die Überlastung der Ehrenamtlichen durch das Schultern zu vieler Aufgaben oder die demografische Entwicklung wirken sich negativ auf die Vereinskultur aus.

Als der Verein 2014 mit dem Thema gestartet ist, befand er sich in einer kritischen Phase. Der Vorstand war durchweg bereits länger als zehn Jahre im Amt und erkannte, dass die Zeit für eine Veränderung und eine Neuausrichtung gegeben war.

Ziel war es, den Verein zu analysieren und den Lebenszyklus des ehrenamtlichen Engagements zu stärken. Denn: "Der Verein ist nur so gut wie die Menschen, die ihn tragen!"

Kurzbeschreibung

Der SuS Reiste hat als einer von drei Vereinen in Kooperation mit dem Fußball- und Leichtathletik-Verband Westfalen (FLVW) einen Leitfaden für die Ausbildung von Mitarbeitermanager*innen im Verein entwickelt und in der Praxis erprobt. Der Verein stellt heute selbst einen Mitarbeitermanager als Vereinsberater, um die Erfahrungen im Lebenszyklus des ehrenamtlichen Engagements in andere Vereine zu tragen.

Das Projekt "Mitarbeitermanagement im Verein" bemüht sich, die beschriebene Ausgangslage zu verbessern, indem versucht wird, das Wissen der Vorgänger*innen zu formalisieren und neuen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen, sodass sie einen einfachen Einstieg in das Ehrenamt haben und dennoch genügend Spielraum für eigene Ideen und Arbeitsweisen bleibt.

Zehn Kernthemen werden vom Mitarbeitermanagement bearbeitet. Es beginnt mit der Vereinsanalyse, geht über die Gewinnung und Bindung der Mitglieder hin zu Aus- und Weiterbildung, über Entwicklung und freiwillige Bindung zu dem Punkt der Verabschiedung aus dem Ehrenamt. Viele Aufgaben und Methoden werden innerhalb der Kernthemen bearbeitet wie:

1. Analyse der Vereinsstruktur und Erstellen von Organigramm, Funktionsprofilen, Aufgabenmatrix, Kommunikationswege-Matrix

2. Betreiben von Wissensmanagement: Wie werden Informationen erhoben, dokumentiert, gespeichert, aktualisiert, an die richtigen Stellen versendet oder gelöscht bzw. ersetzt, sobald sie veraltet sind?

3. Aufteilung der Arbeit auf Projekt-, Unterstützungs-, Langzeittätigkeiten sowie die Implementierung eines Beisitzer*innen-Netzwerks

4. Schaffen eines "Perspektiven-Meetings" als Jahresplanungsgespräch: Entwicklung von Jahreszielen, Entwicklung neuer Angebote für Mitglieder und Reflektion des Vorjahres

5. Ehrenamts-Entwicklungsgespräche

6. SuS-Trainings-Center

7. Qualifikationsbeauftragte

8. Proaktive Einbindung von Mitgliedern

Das Mitarbeitermanagement wird also nicht einmal eingeführt, sondern stellt im Verein einen fortwährenden, flexiblen und nie aufhörenden Prozess dar.

Beteiligte Personen
2-3 Personen
Dauer
Mehr als 1 Jahr
Umfang
4 Stunden pro Woche
Finanzielle Kosten
Kein Budget notwendig
Sponsoren / Fördermittel

Nein, die Umsetzung wurde durch den Verein und seine Mitglieder finanziert.

Überprüfung der Wirksamkeit

Eine Erfolgsmessung erfolgt zum einen über eine Überprüfung der Wissensbilanz. Zum anderen wird die Wirksamkeit mithilfe von Mitgliederbefragungen, der Anzahl neuer Ehrenamtlichen oder der Anzahl neuer Kursangebote überprüft.

Allgemeine Informationen zum Verein

Vereinstyp
Mehrspartenverein
Mitgliederanzahl
500-749
Anzahl Teams
3 Männer
1 Ü-Teams
5 Junioren
15 Freizeit-Teams
1 Frauen
1 Juniorinnen
Infrastruktur
Wem gehört die Spielstätte?
Vereinseigentum
Anzahl der Spielfelder
1 Kleinspielfelder/Soccer-Courts
1 Kunstrasenplätze
Ist ein Vereinsheim vorhanden?
Ja
Anzahl Umkleidekabinen
4

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