Ein Akquisitionsschreiben eignet sich für den Erstkontakt mit einem potenziellen Sponsor. Gut gemacht ist diese Form der Sponsorenansprache am erfolgversprechendsten. Das Akquisitionsschreiben eignet sich auch für einen Zweitkontakt im Anschluss an einen Telefonanruf.
Wichtig ist, dass ein Akquisitionsschreiben auf einen potenziellen Sponsoringpartner individuell zugeschnitten wird. Nur dann wird Ihr Schreiben nicht im Papierkorb des Empfängers landen, sondern gelesen. Der Leser merkt sofort, ob ihm ein Standardschreiben bzw. Serienbrief vorliegt. Informieren Sie sich also stets über den potenziellen Sponsor! Recherchieren Sie dessen aktuelle Werbeaussagen, Zielgruppen, Produkte, andere Sponsoringprojekte oder Sponsoringrichtlinien!
Entwickeln Sie darüber hinaus erste individuelle Kooperationsansätze und lassen diese in das Akquisitionsschreiben einfließen! Die von Ihnen entwickelten Kooperationsansätze können auch in ein beigefügtes Sponsoringangebot eingebunden werden. Das Sponsoringangebot sollte Informationen zur Mitglieder-/Zuschauerstruktur, anderen Sponsoren, der Medienberichterstattung sowie den werblichen und sonstigen Nutzungsmöglichkeiten enthalten. Achten Sie auch auf eine ansprechende grafische Gestaltung der Unterlagen.
Praxistipps für das Akquisitionsschreiben
Arbeiten Sie den Nutzen einer Zusammenarbeit für den Sponsor heraus! Geben Sie Infos zur erwarteten Medienpräsenz! Machen Sie deutlich, dass eine gezielte Ansprache von Unternehmenszielgruppen möglich ist!
Folgende Elemente sollte ein Akquisitionsschreiben immer enthalten:
- Persönliche Anrede (Vor- und Nachname) des Sponsoringentscheiders auf Unternehmensseite
- Individuellen Bezug zum Sponsor herstellen (dokumentieren Sie, dass Sie sich über den Sponsor im Vorfeld informiert haben)
- Basisinformationen über den Sportverein (kurz!)
- Vorstellung des Sponsoringprojektes (z.B. Informationen zum Zeitpunkt/–raum und den Teilnehmern/Mitgliedern)
- Kriterien nennen, die aus Sponsorensicht (!!) für eine Kooperation sprechen (z.B. Medienpräsenz, Zuschauerstruktur)
- Werbliche Darstellungsmöglichkeiten skizzieren
- Um Gesprächstermin bitten bzw. ankündigen, dass man in Kürze beim Sponsor nachtelefonieren wird
- Ansprechpartner beim Verein angeben (mit Angabe zur Funktion im Verein, Telefonnummer und E-Mail-Adresse), an den sich der Sponsor bei Rückfragen wenden kann
- Anlage: Detailliertes Informationsmaterial (Übersicht der Beteiligungsmöglichkeiten fürSponsor/Sponsoringangebot)
