Die Bestimmung der Rechtsnatur von Abteilungen in Mehrspartenvereinen ist nicht immer ganz einfach. In der Regel handelt es sich bei Abteilungen um rechtlich unselbständige Organisationseinheiten innerhalb des Vereins. Die Abteilung hat dann keine rechtliche Eigenständigkeit. In diesem Fall gibt es kein Abteilungsvermögen, sondern alle Anschaffungen werden Eigentum des Gesamtvereins. In der Regel verfügen die Abteilungsvertreter, also z.B. die Abteilungsleiter, auch über keine Vertretungsmacht, das heißt, sie können den Verein nicht rechtlich verpflichten. Allerdings können Sie durch den Vorstand des Gesamtvereins oder durch die Satzung bevollmächtigt werden, Geschäfte, die im Rahmen der Abteilungstätigkeit anfallen, abzuschließen. So kann die Satzung zum Beispiel die Abteilungsleiter zu besonderen Vertretern nach § 30 BGB erklären. Schließen die Abteilungsvertreter ohne solche ausdrückliche Bevollmächtigungen Geschäfte ab, laufen sie Gefahr, persönlich zu haften.
Unter bestimmten Voraussetzungen können Abteilungen aber auch eine gewisse rechtliche Eigenständigkeit erhalten. Es handelt sich dann um sogenannte nichtrechtsfähige Vereine. Das sind Vereine, die nicht in das Vereinsregister eingetragen sind (vgl. § 54 BGB). Der Bundesgerichtshof hat dies unter folgenden Voraussetzungen anerkannt:
- die Abteilung tritt nach außen in eigenem Namen auf
- ist auf Dauer angelegt und vom Wechsel der Mitglieder unabhängig
- hat eine eigene Kassenführung
- ist körperschaftlich organisiert, d.h. hat zum Beispiel eine eigene Abteilungsversammlung, die einen Abteilungsvorstand wählt
- der Eintritt in den Gesamtverein und der Austritt aus dem Gesamtverein vollzieht sich über die Abteilungen, d.h. der Abteilungsvorstand entschiedet über die Aufnahme oder den Ausschluss von Mitglieder und die Austrittserklärung ist gegenüber dem Abteilungsvorstand abzugeben
- die Abteilung nimmt eigenständige Aufgaben neben dem Gesamtverein wahr.
Rechtsform der Abteilung in der Satzung festlegen
Die Abteilung als nichtrechtsfähiger Verein ist nicht zu empfehlen, da diese Konstellation vielfach zu Abgrenzungsproblemen führt. Allerdings bleibt steuerrechtlich der Gesamtverein gegenüber dem Finanzamt als ein Steuersubjekt steuerpflichtig.
Die Weichenstellung, welche Rechtsform die Abteilungen haben sollen, wird in der Satzung gestellt. Die Satzung kann und sollte eine klare Aussage enthalten, ob Vereine unselbständige Untergliederungen sind oder nicht. Auch im Fall der unselbständigen Organisationseinheit kann die Abteilung eine Versammlung ihrer Mitglieder abhalten, die einen Abteilungsvorstand wählt. Auch spricht nichts dagegen, wenn die Abteilung die Abläufe innerhalb der Abteilung in einer Ordnung regelt, die allerdings nicht im Widerspruch zur Satzung stehen darf.
Für die Gründung einer Abteilung ist immer das in der Satzung dafür benannte Organ zuständig. Ist kein Organ ausdrücklich benannt, entscheidet die Mitgliederversammlung als das oberste Organ des Vereins. Eine Abteilung kann sich also niemals selbst gründen und als unselbständige Untergliederung auch nicht auflösen.
Da die Abteilungen, egal ob unselbständige Organisationseinheit oder nichtrechtsfähiger Verein, stets Bestandteil des Gesamtvereins sind, haftet im Zweifel der Gesamtverein auch für Fehlentwicklungen in den Abteilungen.
Der Vorstand sollte daher sorgfältig sämtliche Entwicklungen innerhalb seiner Untergliederungen überwachen, um bei möglichen Fehlentwicklungen rechtzeitig eingreifen zu können. Idealerweise werden ausschließlich sportartspezifische und sportpraktische Aufgaben an rechtlich unselbständige Abteilungen delegiert. Zudem sollte klar festgelegt werden, wie die Kommunikation und der Informationsfluss zwischen Abteilungsleitung und Vereinsvorstand sichergestellt werden.
Am besten keine eigenen Abteilungskassen
Konsequenterweise sollte es keine "eigenen“ Abteilungskassen geben, sondern alle Abrechnungen der Abteilung sollten über eine zentrale Kasse mit zentraler Buchführung abgewickelt werden. Dann gibt es auch keine "unmittelbaren Zuwendungen“ an bestimmte Abteilungen, "Abteilungseigentum“ oder gar "eigene Abteilungsrücklagen“.
Ist die rechtlich unselbständige Abteilung dennoch ermächtigt worden, im Vermögensverkehr zu handeln, so wird hierdurch ausschließlich der Gesamtverein verpflichtet oder berechtigt. Allenfalls denkbar ist die Zuordnung eines gewissen Etats, über den die Abteilungen selbstständig verfügen können. Aber auch dieser Etat ist ein "Unterkonto“ der Hauptkasse und unterliegt selbstverständlich den gleichen steuerlichen Pflichten, wie sämtliche andere Vereinsgelder auch. Das heißt auch hier ist eine korrekte Buchführung und Dokumentation erforderlich, die in der Hauptkasse des Vereins zu erfassen ist und die von den Vereinskassenprüfern kontrolliert wird.
Sämtliches Eigentum wird und bleibt Vereinseigentum! Das hat zur Folge, dass auch bei einer Auflösung oder Abspaltung einer Gruppe sämtliche Werte Eigentum des Stammvereins bleiben. Gegebenenfalls können diese Werte, z.B. die Sportgeräte, im Rahmen des Abspaltungsvertrages übertragen werden.
