Die Finanzämter sind für die Überwachung der regelmäßigen und vollständigen Abführung der Steuern innerhalb sogenannter Außenprüfungen (§§ 193 AO ff.) zuständig.
Diese per Prüfungsanordnung erlassenen Prüfungen sind auch bei der Lohnsteuererhebung durchaus üblich. Die Lohnsteueraußenprüfungen können deshalb regelmäßig, üblicherweise alle drei Jahre, auch bei jedem gemeinnützigen Sportverein durchgeführt werden und dies vollkommen unabhängig davon, wie dieser seine Steuern berechnet, oder ob der Verein mit einem Steuerberater zusammenarbeitet.
Innerhalb einer Lohnsteueraußenprüfung werden allerdings nur Vorgänge geprüft, die dem Lohnsteuerabzugsbereich unterliegen. Schwerpunkt dieser Prüfung ist die Offenlegung aller personenbezogenen Daten der Personen, die im zurückliegenden Prüfungszeitraum für den Sportverein gegen Entgelt beschäftigt waren oder Gelder erhalten haben.
Im Rahmen dieser Überprüfung liegt es nicht im Ermessen des Sportvereins, abschließend zu beurteilen, wer als Arbeitnehmer, geringfügig Beschäftigter, Übungsleiter oder nur im Ehrenamt für den Verein tätig war.
So werden neben allen in den Kostenkonten aufgezeichneten Löhnen auch alle zum Gehalt gehörenden Bezüge erfasst, unabhängig davon, ob es sich um Sachbezüge, Fahrkostenerstattungen, unentgeltliche Überlassung von Wohnraum oder die kostenlose Bereitstellung eines Fahrzeugs handelt. Alle diese gewährten Leistungen gehören zum Entgelt und müssen sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungsrechtlich angezeigt werden!
Checkliste Lohnsteuerprüfung
Auf die Lohnsteueraußenprüfung sollten sich die im Verein für die Finanzen und Steuern zuständigen Personen gründlich vorbereiten. Das kann anhand einiger Daten, Fragen und Auflistungen geschehen, die regelmäßig in einer solchen Überprüfung abgefragt und ermittelt werden.
Eine kurze Checkliste für Sportvereine kann dabei helfen, die Lohnsteueraußenprüfung gemeinsam im Verein vorzubereiten, Probleme bereits im Vorfeld zu erkennen und letztendlich auch einen hohen Grad der Sensibilität im Umgang, in der permanenten Beschaffung, Organisation und Pflege lohnsteuerrelevanter Daten walten zu lassen.
Allerdings kann die nachfolgende Übersicht nur als Einstiegsgrundlage für das Thema dienen, denn jeder Sportverein bewegt sich in komplexen wirtschaftlichen und rechtlichen Zusammenhängen, die individuell vollkommen unterschiedlich sein können.
1. Organisatorische Prüfungsvorbereitungen
A. Allgemeine Vorbereitungen
- Welcher Zeitraum wird geprüft?
- Liegen Vorprüfungsberichte vor?
- Wurde eine Prüfungsanordnung erlassen?
- Liegen Gründe für eine Verschiebung vor?
- Wo soll die Prüfung stattfinden?
- Welcher Prüfer kommt? Erreichbarkeit?
- Wie soll die Prüfung erfolgen?
B. Unterlagenbereitstellung
- Sind die Lohnkonten vollständig?
- Sind die Sachkonten vollständig?
- Sind die Bilanzen vollständig?
- Sind die Kassenbelege vollständig?
- Sind die Reisekostenabrechnungen vollständig?
- Sind die Sozialversicherungsunterlagen vollständig?
- Sind die Unterlagen der geringfügig Beschäftigten vollständig?
- Sind die Unterlagen der Übungsleiter vollständig?
- Liegen die Arbeitsverträge aller Beschäftigten vor?
- Liegen alle Kauf- oder Leasingverträge vor?
- Liegen alle Versicherungsverträge vor?
- Liegen alle Berechnungen der Sachbezüge vor?
- Liegen alle Berechnungen der PKW-Überlassungen vor?
- Liegen alle Berechnungen der Sonderzulagen vor?
II. Steuerliche Prüfungsvorbereitungen
A. Allgemein
- Aufzeichnung und Meldepflicht Lohnsteuer?
- Aufzeichnung und Meldepflicht Sozialversicherung?
- Aufzeichnung und Meldepflicht Berufsgenossenschaft?
- Aufzeichnung und Meldepflicht Krankenkasse?
- Aufzeichnung und Meldepflicht Agentur für Arbeit?
- Erfassung aller Arbeitnehmer?
- Abgleich Lohnkonten mit Lohnlisten?
- Abgleich Steuerabzüge und Beitragsabführungen?
B. Lohnsteuer Arbeitnehmer
- Abgleich Lohnsteuerkarte mit Lohnsteuerbescheinigung (ELStAM)?
- Abgleich persönlicher Daten?
- Abgleich möglicher Freibeträge?
- Abgleich Ausnahmeregelungen Arbeitnehmer (Schüler, Studenten, Rentner, Selbstständige, Beamte)?
- Abgleich Pauschalierungsunterlagen?
- Abgleich kurzfristige Beschäftigung?
- Abgleich geringfügige Beschäftigung?
- Abgleich Reisekostenabrechnungen?
- Abgleich Aufwandsentschädigungen?
- Abgleich Auslagenersatz?
- Abgleich Dauerkartenberechnung?
- Abgleich Jubiläumsgeschenke?
- Abgleich Bewirtungskosten?
- Abgleich Prämienzahlungen?
