Das Ordnen von Belegen, Rechnungen und Quittungen in der Vereinspraxis und über die Abteilungen ist zwar mühsam, aber grundsätzlich müssen für den Nachweis der einzelnen Einnahme- und Ausgabepositionen in der Buchführung nachvollziehbare Rechnungen, Quittungen und Belege im Original vorliegen.
Jede getätigte Einnahme und Ausgabe muss dabei finanzrechtlich mit einer satzungs- oder statutengemäßen vereinbarten Leistung erfasst sein, sodass jede Position in der Buchführung für die Kontrollinstitutionen (Finanzamt, Sozialversicherungsträger, Steuerberater) so aufbereitet ist, dass Sinn und Zweck der jeweiligen Einnahmen und Ausgaben sofort und leicht nachzuvollziehen sind.
Eines der wichtigsten Gebote der ordnungsgemäßen Buchführung lautet in diesem Zusammenhang: „Keine Buchung ohne Beleg!“ – Das Finanzamt überprüft alle eingereichten Unterlagen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit. Nicht ausreichende, unvollständige oder fehlenden Belege können zu empfindlichen Steuernachzahlungen führen und sogar den langfristigen Fortbestand des Vereins gefährden, wenn einzelne Geschäftsvorfälle nicht anerkannt werden, Einnahmen und Ausgaben nicht korrekt gegeneinander aufgerechnet werden können und dadurch etwaige Steuervergünstigungen unter Umständen rückwirkend aberkannt werden.
