In der Regel muss sich der Sportverein als Arbeitgeber, wie jeder andere Arbeitgeber auch, alle vier Jahre einer Sozialversicherungsprüfung unterziehen. Mit Hilfe dieser wollen die Rentenversicherungsträger klären, ob die Arbeitgeber den sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten nachgekommen sind und die sonstigen gesetzlichen Pflichten, die im Zusammenhang mit den Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie Berufsgenossenschaften und Umlagen zu erfüllen sind, eingehalten haben (§ 28p SGB IV).
Bei der Prüfung wird besonders darauf geachtet, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen durchgeführt wurden, die Lohnunterlagen und die laufenden Eintragungen vollständig sind und die Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß und fristgerecht abgeführt wurden.
Geprüft werden rückwirkend alle Beschäftigungsverhältnisse, die innerhalb des Prüfungszeitraums bestanden haben und die Beschäftigungen, die aktuell noch bestehen.
Die Prüfung der Lohnunterlagen umfasst auch die Lohnunterlagen der Beschäftigten, für die keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt worden sind, z. B. kurzfristig oder geringfügig Beschäftigte und Honorartrainer.
Alle Lohn- und Gehaltskonten sollten auf aktuellem Stand sein
Da die Prüfer der Deutschen Rentenversicherung bei einer Sozialversicherungsprüfung berechtigt sind, alle Unterlagen des Vereinsrechnungswesens über den Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung hinaus zu prüfen, sollten die Vereinsverantwortlichen zum Prüfungstermin unbedingt alle Lohn- und Gehaltskonten der ehemaligen und aktuell beschäftigen Arbeitnehmer, inklusive der Abrechnungsunterlagen für geringfügig Beschäftigte und Übungsleiter, vorliegen haben. Die monatlichen Abrechnungen und die Nachweise der Beitragszahlungen müssen ebenfalls vollständig vorliegen.
Um den Mitarbeitern im Sportverein zu helfen, die Sozialversicherungsprüfung gemeinsam vorzubereiten und Probleme im Vorfeld zu erkennen, kann die Einstiegsübersicht zur Vorbereitung auf die Lohnsteueraußenprüfung mit Blick auf den sozialversicherungsrechtlich relevanten Teil der im Vorfeld notwendigen Daten und Anmerkungen übernommen werden. Dies hilft auch dabei, die notwendige Sensibilität im Umgang, in der Beschaffung, der Organisation und der Pflege sozialversicherungsrelevanter Daten walten zu lassen.
Wie bei der Lohnsteueraußenprüfung können auch bei der Sozialversicherungsprüfung im Abschlussgespräch Abweichungen auftreten, die dann vom Prüfer in einem Abschlussbericht festgehalten werden und unter Umständen zu Nachforderungen führen können.
