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Vor-sich-herschieben geht nicht mehr. Ist auch nicht nötig. Die Umstellung auf das neue SEPA-Lastschriftverfahren für Ihren Verein ist in wenigen Schritten erledigt. Wir zeigen wie und geben Ihnen die nötigen Dokumente an die Hand.

Ab 1. Februar 2014 trat der europaweit einheitliche Zahlungsverkehr SEPA in Kraft. Das ist wichtig. Auch für die fast 26.000 Fußballvereine in Deutschland. Wenn sie beispielsweise ihre Mitgliedsbeiträge über ein Lastschriftverfahren einziehen, müssen diese auf das neue Zahlungssystem umgestellt werden. Vereinen, die bei der Umstellung noch hinterherhinken, drohen Zusatzkosten und Mehraufwand. Doch keine Panik: Wer bei der Vereinsumstellung auf das SEPA-Verfahren Hilfe benötigt, wird in der Online-Vereinsberatung fündig.

1. Gläubiger-ID beantragen

Jede rechtlich eigenständige Person (bspw. Hauptverein e.V.) benötigt eine sogenannte Gläubiger-ID. Diese kann direkt online bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. Halten Sie die Vereinsregisternummer und die Vereinsanschrift bereit, die Bearbeitung dauert in der Regel ca. drei Arbeitstage.

2. Mit Ihrer Hausbank eine neue Inkasso-Vereinbarung schließen

Sie benötigen eine Zulassung zum Einzug von Lastschriften. Nehmen Sie hierzu Kontakt mit Ihrer Hausbank auf.

3. Ihre Bankverbindung mit IBAN und BIC

Bei der SEPA-Überweisung und der SEPA-Lastschrift werden die Kontoverbindungen von Zahler und Zahlungsempfänger künftig durch die IBAN (International Bank Account Number, internationale Kontonummer) und den BIC (Business Identifier Code, internationale Bankleitzahl) identifiziert, anstatt wie bisher anhand von Kontonummer und Bankleitzahl. Sie erhalten diese von Ihrer Hausbank. Denken Sie daran, die neue Bankverbindung auf Briefbögen, Geschäftspapieren, Internetseiten, Faltblättern etc. anzupassen.

Kostenloser IBAN-Rechner

4. SEPA-Lastschriftmandate prüfen und einholen

Überprüfen Sie die Angaben in Ihrer Mitgliederdatenbank. Für Sie als Einreicher von SEPA-Lastschriften ist es notwendig, Ihren Bestand an nationalen Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC zu überführen. Prüfen Sie, ob Ihre Vereinssoftware dies automatisch durchführen kann. Mitglieder, bei denen die IBAN nicht automatisch ermittelt werden kann, sollten schnellstmöglich angeschrieben werden.

Jeder SEPA-Lastschriftträger muss zukünftig folgende Daten enthalten:

Mandatsreferenz, z.B. Mitgliedsnummer
Datum des Mandats, also Datum der Lastschriftvereinbarung bzw. Ihres Wandlungsschreibens
Gläubiger-ID

Wichtig ist zudem, dass Sie bestehende als auch neue Lastschriftmandate (Einzugsermächtigungen) zukünftig unbedingt archivieren.

5. Vereinssoftware auf SEPA-Fähigkeit prüfen

Wenn Sie DFBnetVerein zur Vereinsverwaltung nutzen, hilft Ihnen der Leitfaden bei den Umstellungen innerhalb der Vereinssoftware. Nutzen Sie eine andere Software, sollten Sie sich über deren SEPA-Kompatibilität informieren und ggf. eine Neuanschaffung in Betracht ziehen.

Leitfaden DFBnetVerein

6. Mitteilung an bestehende Lastschriftmandatsträger

Die bestehenden Lastschriftmandate (Einzugsermächtigungen) müssen im Zuge der SEPA-Umstellung nicht neu eingeholt werden. Sie müssen die vorhandenen Lastschriftzahler aber über die SEPA-Umstellung informieren. In diesem Schreiben können Sie die Gläubiger-ID und die jeweilige Mandatsreferenz (in der Regel die Mitgliedsnummer) mitteilen. Es sollte spätestens 14 Tage vor Fälligkeit der ersten SEPA-Lastschriftabbuchung verschickt werden und über Betrag und Fälligkeitstermin informieren.

Infoschreiben (von: www.sepadeutschland.de)

7. neue Lastschriftmandatsformulare nutzen

Nutzen Sie bei neuen Lastschriftzahlern zukünftig die neuen SEPA-Lastschriftmandatsformulare. Integrieren Sie diese ggf. in Ihre Vereinseintrittserklärung oder Mitgliedsantrag.

Mitgliedsantrag (von: www.sportbund-rheinland.de)

8. Satzung ändern

Sofern Sie die Mitgliedsbeiträge in Ihrer Satzung oder Beitragsgebührenordnung festgeschrieben haben, muss dies angepasst werden.

Satzungsänderung (von: www.sportbund-rheinland.de)

Erster Ansprechpartner zum Thema SEPA ist und bleibt Ihre Hausbank. Bitte nehmen Sie unbedingt Kontakt mit ihr auf und lassen Sie sich über die allgemeinen Veränderungen im Zahlungsverkehr bei der Einführung von SEPA informieren.