Was uns auch direkt zum nächsten Punkt, nämlich dem „Wo“ bringt. Vereinsunterlagen, Fotos, Pokale usw. sind Eigentum des Vereins und haben in Privathaushalten nichts verloren, denn es ist nicht die Ausnahme, sondern die Regel, dass dies längerfristig zu deren Verlust führt oder, wie kürzlich geschehen, fast 100 Jahre alte Protokollbände des KSC-Vorgängers FC Phönix Karlsruhe in einem Online-Auktionshaus auftauchen und für Unsummen zurückgekauft werden müssen.

Stattdessen sollte auf dem Gelände des Vereins ein geeigneter Raum gefunden werden, der möglichst trocken, kühl und ohne direkte Sonneneinstrahlung ist. Dabei sind idealerweise 14 – 18 °C und 40 – 60 Prozent relative Luftfeuchte (darüber besteht Schimmelgefahr) auch über die Jahreszeiten hinweg einzuhalten. Des Weiteren sollte man Gefahrenquellen wie einem möglichen Wasserrohrbruch oder Mäusefraß präventiv begegnen. Es empfiehlt sich außerdem, den Zugang zu diesem Raum auf den oder die Archivbetreuer zu beschränken.

Doch „Was“ soll hier nun archiviert werden? Sofort schießen einem Bilder von vergilbten Mannschaftsfotos, Schwarzweißaufnahmen jubelnder Torschützen, verstaubte Pokalen vergangener Siege, die Fußballschuhe des bekanntesten Kickers oder der Spielball des erfolgreichsten Derbys in den Kopf. Dies alles ist ohne Frage ein wichtiger Bestandteil der eigenen Vereinsgeschichte, die sie wieder lebendig werden lässt. Doch man darf nie die Aussagekraft einfacher Schriftstücke außer Acht lassen. Nur die Sitzungsprotokolle des Vorstands, die Vereinssatzungen, die Mitgliederverzeichnisse und ähnliche Aufzeichnungen können wirklich verraten, was wann und wie hinter den Kulissen passiert ist.

So hält z. B. der Schriftführer des FC Phönix am 26. April 1911 fest, dass die Einrichtung einer Athletikabteilung beschlossen wurde und diese zukünftig jeden Mittwochabend trainieren wird. Eine solch genaue Angabe, die in keiner Chronik fehlen darf, lässt sich anders wohl kaum ermitteln. Andererseits muss nicht jeder Flyer, nicht jedes Plakat und nicht jede Vereinszeitung in x-facher Ausführung aufgehoben werden. Ein Exemplar ist meist schon völlig ausreichend.

Hat man diese bunte Sammlung nun vor sich, stellt sich zwangsläufig die Frage, „wie“ daraus ein geordnetes Archiv werden soll? Durch die unterschiedlichen Arten von Dokumenten bis hin zu Objekten und ihre dadurch auch unterschiedlichen Lagerungsbedingungen ist eine Vorsortierung sinnvoll. Zum Beispiel sollten Plakate oder großformatige Bilder immer liegend gelagert und nicht gerollt oder gefaltet werden. Zum Schutz der Dokumente kommen außerdem spezielle Archivkartons, Mappen und Hüllen zum Einsatz. Handelsübliche Klarsichthüllen enthalten Weichmacher und richten ebenso wie Klebebänder, Büroklammern und Tackernadeln mehr Schaden an, als dass sie Ordnung schaffen.

Und um weitere Enttäuschungen über Schäden an Schriftdokumenten zu vermeiden, sollte bei der Vereinsarbeit z. B. bei der Anschaffung von Kopier- oder Briefpapier auf die Alterungsbeständigkeit (nach DIN ISO 9706) geachtet werden. Auch Recyclingpapier kann heutzutage auf diesen Standard aufbereitet werden und bleibt immer noch umweltfreundlich. Dokumente auf herkömmlichem Umweltpapier dagegen sind vor allem wegen des hohen Holzanteils und Säuregehalts für eine dauerhafte Aufbewahrung nicht geeignet.

Um Unterlagen später gezielter und leichter in den Regalen wiederzufinden, ist eine systematische „Verzeichnung“ unabdingbar. Hierzu erhält jedes Objekt einen einzigartigen Code, den der Archivar „Signatur“ nennt. Unser Phönix-Protokoll könnte z. B. „KSC Archiv B 1“ sein, also der erste (1) Band (B) im Archiv des KSC. Jeder Band erhält dabei eine eigene Signatur, ebenso wie jede Akte, jedes Foto und jedes Objekt. Diese Signatur verbindet das Protokollbuch nun mit seiner dazugehörigen „Titelaufnahme“, die später als Grundlage für Recherchen dient und noch mindestens einen Titel, der beschreibt, worum es sich handelt, und das Entstehungsjahr bzw. den Entstehungszeitraum enthält. Besonders bei Fotos sind aber auch zusätzliche Angaben, wie z. B. die Namen der abgelichteten Personen, wichtig. So steht der Erstellung eines umfangreichen Verzeichnisses in Form eines ausgedruckten sogenannten Findbuchs oder einer Datenbank absolut nichts mehr im Wege.

Für die Anfertigung der Titelaufnahmen eignen sich die gängigen Text- und Tabellenbearbeitungsprogramme. Aber auch das von der Archivschule Marburg und vom Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelte Archivierungsprogramm Midosa stellt eine kostengünstige Alternative zu professioneller Software dar.