Der Vorstand hat u.a. die Pflicht, die Mitgliederversammlung in den durch die Satzung bestimmten Fällen oder wenn es das Interesse des Vereins erfordert (§ 36 BGB) einzuberufen.
Hier muss er der den Mitgliedern Auskunft erteilen und Rechenschaft ablegen:
Auskunftspflicht
Der Vorstand muss auf Verlangen der Mitgliederversammlung Auskunft über den Stand der Geschäfte geben, worunter alle Vereinsangelegenheiten zu verstehen sind. Außerhalb der Mitgliederversammlung ist der Vorstand jedoch nach h. M. nicht verpflichtet, einzelnen Mitgliedern Auskunft zu geben. Es kann gerichtlich überprüft werden, ob die erbetene Auskunft zu Recht verweigert worden ist. Deshalb muss der Vorstand die Auskunftsverweigerung begründen.
Rechenschaftspflicht
Der Vorstand muss gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft ablegen und den Mitgliedern über die wesentlichen Vorkommnisse im Verein Information erteilen. Diese Pflicht besteht auf jeden Fall nach Beendigung des Amtes und stets dann, wenn die Satzung Vorschriften über das Geschäftsjahr und die Abhaltung einer Jahresmitgliederversammlung enthält. In welchem Umfang und zeitlichem Abstand darüber hinaus Bericht zu erstatten ist, richtet sich nach dem Zweck des Vereins, seiner Größe und seinem organisatorischen Aufbau. Auch können besondere Vorkommnisse zur außerperiodischen Berichterstattung verpflichten. Der Rechenschafts- und Geschäftsbericht des Vorstandes, den er auf der Mitgliederversammlung gibt, ist die wesentlichste Maßnahme, die Vereinsmitglieder über die Lage des Vereins zu informieren. An diesem Zweck hat sich der Inhalt des Berichts auszurichten.
Er ist daher sorgfältig, unmissverständlich, vollständig und wahr zu erstatten. Der Vorstand muss über alles berichten, was nach vernünftigem Ermessen und nach der Verkehrsanschauung zur Beurteilung der Vereinsverhältnisse nötig ist. Das kann auch für den Verein Nachteiliges sein. Der Bericht darf sich nicht nur auf den Stand am Schluss des Geschäftsjahres erstrecken, er muss vielmehr die Gestaltung des Vermögensstandes (Kassenbericht!!) und die Entwicklung der Verhältnisse während des abgelaufenen Vereinsjahres darstellen.
Zu berichten ist insbesondere über:
- Zu- und Abgang von Mitgliedern;
- Einnahmen und Ausgaben, wobei die wesentlichen Positionen im Einzelnen darzustellen sind;
- Einleitung, Verlauf und Ausgang von für den Verein wichtigen Prozessen;
- besondere Ereignisse im Geschäftsjahr.
Der Rechenschaftsbericht muss insbesondere auch den Jahresabschluss erläutern. Dabei sind wesentliche Abweichungen von Voranschlägen zu begründen. Die Berichterstattung ist an den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechnungslegung auszurichten. Sie kann jedoch insoweit unterbleiben, als das überwiegende Interesse des Vereins oder der Allgemeinheit oder auch einzelner Mitglieder es erfordert. Das Verschweigen darf jedoch nicht zu falschen Angaben führen.
Was der Bericht sagt, muss wahr sein;nur ausnahmsweise braucht er nicht vollständig zu sein. Der Vorstand begeht eine Pflichtverletzung, wenn er den Geschäftsbericht in schuldhafter Weise nicht oder nicht ordnungsgemäß erstattet.
Das kann, muss aber nicht, seine Abberufung zur Folge haben. Die Mitgliederversammlung kann auch trotz eines mangelhaften Berichts Entlastung erteilen, da sie in der Beurteilung der Geschäftsführung des Vorstandes frei ist.
