Dokumentieren Sie Ihre Sponsoringaktivitäten! Stellen Sie Ihren Sponsoren regelmäßig eine Dokumentationsmappe zur Verfügung. Nutzen Sie die Unterlagen auch für eigene Kontrollzwecke.
In einer Sponsoring-Dokumenationsmappe werden alle vom Sportverein umgesetzten Werbe-, PR- und sonstigen Maßnahmen dokumentiert. Der Umfang und Aufwand der Mappe sollte vom Engagement des jeweiligen Sponsors abhöngen. Je mehr der Sponsor investiert hat, umso mehr Mühe sollten Sie sich bei der Dokumentationsmappe geben. Folgende Unterlagen können integriert sein:
- Fotodokumentation von umgesetzten Werbemaßnahmen (Werbebanden, Sponsorenwand, Fahnen, Vereinsschaukasten etc.)
- Belegexemplare sämtlicher Drucksachen (Flyer, Eintrittskarten, Programmheft, Plakate etc.), die vom Sportverein im Rahmen des Sponsoringprojektes erstellt wurden (inkl. Auflagenhöhe und Kontaktzahlen) und in denen der Sponsor dargestellt wurde (z.B. Logoeinbindung, Namensnennung)
- Informationen zu den Besuchern und Teilnehmern einer Veranstaltung oder Mitgliedern (z.B. Anzahl, Altersstruktur und Geschlechterverteilung)
- Mediadaten (z.B. Auflagenzahlen der Zeitungen, die über ein Sponsoringprojekt berichtet haben und ggf. Fernseh-Einschaltquoten
- Presseclippings (Dokumentation von Artikeln aus Printmedien, in denen über das Sponsoringprojekt berichtet und/oder der Sponsor in Text oder Bild genannt wurde)
- Erfassung von Veröffentlichungen in Internetmedien (Name der Online-Publikation, Textauszug, Datum des ersten Erscheinens, Anzahl der Besucher dieser Internetseite)
- Mediaplan, aus dem hervorgeht, wie das Sponsoringprojekt beworben wurde (z.B.) Infos, wann und in welchen Printpublikationen Anzeigenschaltungen platziert wurden
- Infos und Screenshots von Internetseiten, wo ein Werbebanner oder Text und Bilder zu dem Sponsoringprojekt platziert wurden
- Fotos von Sponsorenvertretern bzw. -gästen bei einer von ihnen gesponserten Veranstaltung
- Filmaufnahmen (z.B. auf DVD) von der Veranstaltung (Wettkampf, Rahmenprogramm)
- Dokumentation aller umgesetzten PR-Maßnahmen (Pressemitteilungen, Pressekonferenzen, PR-Texte im Internet, Pressemappen, Newsletter an Vereinsmitglieder etc.)
- Ergebnisse einer bei der Veranstaltung durchgeführten Zuschauerbefragung
Mit der Dokumentationsmappe versetzen Sie den Sponsor in die Lage, sein Engagement zu überprüfen. Wurden die vereinbarten Leistungen vom Verein vertragsgemäß umgesetzt? Wer wurde damit erreicht? Hat es sich gelohnt? Gleichzeitig können auch
Am besten ist es, Sie händigen dem Sponsor die eindrucksvolle Dokumentationsmappe persönlich aus. Gemeinsam können Sie dann Verbesserungsvorschläge für die zukünftige Zusammenarbeit zu erarbeiten. Die Nachbesprechung ist zudem eine gute Gelegenheit, auch nach Abschluss des Sponsoringprojektes bei den Sponsoren im Gespräch zu bleiben und sie für eine Fortsetzung der Zusammenarbeit zu gewinnen.
